La tarea
básica de la administración.
(lectura
05)
"La tarea básica de la administración es
hacer las cosas
por medio de las personas de manera eficaz y eficiente"
Idalberto Chiavenato [1]
Comencemos por la etimología. La palabra administración
viene del latín ad (hacia, dirección, tendencia) y minister
(subordinación u obediencia), y significa aquel que realiza una función bajo el
mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro [1]. Sin embargo,
en la actualidad, la palabra administración tiene un significado
distinto y mucho más complejo porque incluye (dependiendo de la definición)
términos como "proceso", "recursos", "logro de
objetivos", "eficiencia", "eficacia", entre otros, que
han cambiado radicalmente su significado original. Además, entender éste
término se ha vuelto más dificultoso por las diversas definiciones existentes
hoy en día, las cuales, varían según la escuela administrativa y el autor.
Teniendo todo esto en cuenta, en el presente
artículo se proporciona una definición general de administración
que está basada en las propuestas de algunos prestigiosos autores, con la
finalidad de brindar al lector una idea general del significado del término administración
en nuestros días. Luego, se proporciona una breve explicación de ésta
definición y un axioma para ser considerado.
Definición de Administración:
- Según
Idalberto Chiavenato, la administración es "el
proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos
para lograr los objetivos organizacionales" [1].
- Para
Robbins y Coulter, la administración es la "coordinación
de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente
y eficaz con otras personas y a través de ellas"[2].
- Hitt,
Black y Porter, definen la administración como "el
proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia
el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno
organizacional" [3].
- Según
Díez de Castro, García del Junco, Martín Jimenez y Periáñez Cristóbal, la administración
es "el conjunto de las funciones o procesos básicos
(planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que, realizados
convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia
de la actividad realizada en la organización" [4].
- Para
Koontz y Weihrich, la administración es "el proceso
de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los
individuos cumplan eficientemente objetivos específicos" [5a].
- Reinaldo
O. Da Silva, define la administración como "un
conjunto de actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera
eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o
metas de la organización" [6].
En este punto, y teniendo en cuenta las anteriores
propuestas, planteo la siguiente definición de administración:
La administración es el proceso de
planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las
actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la
organización de
manera eficiente y eficaz.
Esta definición se subdivide en cinco
partes fundamentales que se explican a continuación:
- Proceso
de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un
conjunto de actividades o funciones de forma secuencial, que incluye:
o
Planificación: Consiste básicamente en elegir
y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después, determinar las
políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas
y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de
decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros [4]. En
pocas palabras, es decidir con anticipación lo que se quiere lograr en el
futuro y el cómo se lo va a lograr.
o
§ Organización: Consiste en determinar qué tareas hay que hacer,
quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman
las decisiones [2].
§ Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que
contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales;
por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la
administración [5].
§ Control: Consiste en medir y corregir el
desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen
a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la
detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la
corrección de éstas [5].
- Uso
de recursos: Se
refiere a la utilización de los distintos tipos de recursos que dispone la
organización: humanos, financieros, materiales y de información.
- Actividades de trabajo: Son el conjunto
de operaciones o tareas que se realizan en la organización y que al igual
que los recursos, son indispensables para el logro de los objetivos
establecidos.
- Logro
de objetivos o metas de la organización: Todo el proceso de planear, organizar,
dirigir y controlar la utilización de recursos y la realización de
actividades, no son realizados al azar, sino con el propósito de lograr
los objetivos o metas de la organización.
- Eficiencia
y eficacia: En
esencia, la eficacia es el cumplimiento de objetivos y la eficiencia es el
logro de objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos [5].
Axioma: En pocas palabras, administrar (ya sea una
organización, una familia o la vida de uno mismo) es decidir con anticipación
lo que se quiere lograr y el cómo se lo va a lograr, para luego, utilizar los
recursos disponibles y ejecutar las actividades planificadas con la finalidad
de lograr los objetivos o metas establecidos, haciendo lo que debe hacerse con
la menor cantidad de recursos posible...
Consideraciones Adicionales Para
Tener en Cuenta:
Según Hitt, Black y Porter, el término administración
tiene también otros significados además de "un proceso" o "un
conjunto de actividades". A veces el término se emplea para designar un área específica de la organización: el
conjunto de individuos que se hace cargo de las labores gerenciales. Así, se
podría escuchar la frase: "la administración elaboró una nueva política
para el personal". A menudo, cuando el término se emplea de esta forma, no
necesariamente se refiere a todos los miembros de la organización, sino más
bien a quienes ocupan los puestos con mayor poder e influencia dentro de dicho
escenario ( los niveles directivos) [3].
